チラシを配る前に社内で揃えること｜電話に出る人が知らないと崩れる
チラシを配った翌日、問い合わせの電話が鳴ります。ところが電話に出た人が、そのチラシを見ていない。よくあることです。
「チラシに書いてあった件ですが」と言われて、「どのチラシでしょうか」と聞き返す。この時点で、その1件は失われます。
この記事では、配布の前に社内で揃えておくべきことを整理します。作って配るまでは準備できていても、受ける側の準備が抜けているケースが少なくありません。
この記事の結論
- 配布は、受ける側の準備とセットです
- 電話に出る人全員が、配ったチラシの現物を見ている状態にしてください
- 揃えるのは5項目。誰に向けたか、何を書いたか、期限、対応方法、断り方
- 「誰に売るか」が社内でずれていると、媒体ごとに内容がぶれます
- 現場で出た質問は、次回の紙面に反映してください
記事の目次
配布と、受ける準備はセットです
配布の計画は立てても、問い合わせを受ける側の準備は抜けがちです。
実際に起きること
- 電話に出た人が、チラシの内容を知らない
- 載っている料金と、口頭で伝える金額が違う
- キャンペーンの期限を、スタッフが把握していない
- 「担当者が不在です」で終わってしまう
- チラシに載っていない条件を、後から伝えることになる
受け取った人にとっては、その1回がすべてです。もう一度かけ直してはくれません。
配布費用が無駄になります
数万枚配って、ようやく届いた問い合わせです。ここで対応が崩れると、その分の配布費用は回収できません。
紙面のデザインに時間をかけるより、受ける準備に30分使うほうが効果があります。
揃えるべき5項目
配布前に、電話やメールに対応する全員へ共有してください。
| 項目 | 共有する内容 |
|---|---|
| ① 誰に向けたか | どんな状況の人を想定して作ったか |
| ② 何を書いたか | 紙面の現物。料金、条件、特典 |
| ③ 期限 | いつまで有効か。過ぎた場合の扱い |
| ④ 対応の方法 | 問い合わせが来たら、何を聞いて、どう進めるか |
| ⑤ 断り方 | 対象外だった場合、どう伝えるか |
①は最も忘れられます
「誰に向けて作ったか」を共有しておくと、問い合わせの内容が想定と合っているかを、その場で判断できます。
想定外の問い合わせが多いなら、紙面の内容がずれています。この情報は、次回の改善材料になります。
②は現物を配ってください
「こういう内容です」と口頭で伝えるだけでは足りません。実際のチラシを、対応する全員の手元に置いてください。
電話中に相手が「この、右下に書いてある」と言ったとき、同じものを見ていれば話が早く済みます。
⑤を決めておくと、対応が楽になります
配布エリアの外から連絡が来る、対象外の商品について聞かれる。この場合の断り方を決めておいてください。
決まっていないと、その場で判断することになり、人によって答えが変わります。「今回は対象外ですが、〇〇でしたら承れます」といった代替案まで用意できると、次につながります。
想定問答は、5つあれば足ります
大がかりなマニュアルは要りません。実際に聞かれることは、だいたい決まっています。
- いくらかかりますか：追加費用が発生する条件も含めて
- いつ来てもらえますか／いつから使えますか
- うちも対象ですか：エリア、条件、対象外のケース
- 〇〇はできますか：よく聞かれる要望と、その可否
- すぐ決めなくてもいいですか：検討期間、キャンセルの可否
この5つの答えをA4に1枚まとめ、電話機のそばに置いてください。これだけで対応のばらつきは大きく減ります。
作るのは配布の前です。問い合わせが来てから作ると、最初の数件で失敗します。
配布日程は、余裕をもってご相談ください。
社内の準備期間も含めて、日程を組み立てられます。
商圏をお伝えいただければ、範囲と部数をご提案します。
0120-107-209
受付 10:00〜20:00／年中無休
「誰に売るか」が揃っていないと、内容がぶれます
社内で認識が分かれていると、媒体ごとに違うことを書くことになります。
ありがちな状態
- チラシは価格を前面に出し、ウェブは品質を訴えている
- 営業は法人向けに提案し、チラシは個人向けに作られている
- 担当者ごとに、説明する強みが違う
受け取る側から見ると、何の会社か分からなくなります。
1文で決めてください
「誰の、どんなときに、何を解決する会社か」。これを1文で書き、社内で共有してください。
例：「〇〇町周辺で、築20年以上の戸建てにお住まいの方の、雨漏りを直す会社」
抽象的な理念より、この1文のほうが実務では機能します。チラシを作るときも、電話で説明するときも、この文が基準になります。
決められないなら、絞りすぎを疑ってください
「いろいろな人が対象なので、1文にできない」という場合があります。その状態では、チラシの1行目も書けません。
主力となる層を1つ選んでください。他を切り捨てる必要はありませんが、優先順位は必要です。
問い合わせが増える時期に備える
配布後は、一時的に連絡が増えます。そのぶんの人員と時間を確保しておいてください。
いつ増えるか
配布した日の夕方から翌日にかけてが最初の山です。その後も、数週間にわたって断続的に続きます。とくに検討期間の長い商材では、後から出てくることがあります。
電話に出られない時間帯を減らす
施術中、作業中、来客中。出られない時間が多いと、そのまま他社に流れます。
配布期間中だけでも、電話に出る担当を決めておくと取りこぼしが減ります。難しい場合は、留守電のメッセージを工夫してください。
時間外の受け皿を用意する
日中働いている人は、営業時間内に電話できません。フォームやメールを併記し、そこへの返信も担当を決めておいてください。
現場で出た質問を、次回に反映する
問い合わせの内容は、次のチラシを作る材料になります。
同じ質問が繰り返されるなら
それはチラシに書かれていない情報です。次回は載せてください。問い合わせの手間が減り、検討のハードルも下がります。
逆に、あえて書かない選択もあります
その質問が問い合わせのきっかけになっているなら、書かないほうが接点が増えます。どちらを狙うかで判断してください。
記録の残し方
複雑な仕組みは不要です。電話のそばにメモ用紙を置き、聞かれたことを一言書く。それだけで足ります。
1か月分たまれば、傾向が見えてきます。次回の紙面に反映すれば、改善の材料になります。
配布前の準備手順
社内で共有します。チラシも電話対応も、ここが基準になります。
口頭説明では足りません。同じものを見ている状態にします。
料金、日程、対象条件、要望への可否、検討期間。5つで足ります。
対象外だった場合の伝え方と、代替案を用意します。
出られない時間を減らします。時間外の受け皿も用意してください。
次回の紙面に反映します。メモ用紙1枚で構いません。
準備の時間を、日程に含めてください
配布日から逆算するとき、社内の準備期間も見込んでおいてください。印刷が上がってから配布までの数日で、共有を済ませられます。
よくある失敗
NG例1：チラシを社内に共有しない
電話に出た人が内容を知らないと、その1件は失われます。現物を配ってください。
NG例2：想定問答を用意しない
最初の数件で対応がばらつきます。配布前にA4で1枚作ってください。
NG例3：断り方を決めていない
その場の判断になり、人によって答えが変わります。代替案まで用意してください。
NG例4：「誰に売るか」が社内で揃っていない
媒体ごとに内容がぶれます。1文で決めて共有してください。
NG例5：問い合わせの内容を記録しない
次回の改善材料を捨てています。メモ用紙1枚で足ります。
よくあるご質問
配布日は指定できますか？
ご希望の日程に合わせて配布計画を組みます。社内の準備期間も含めてご相談ください。
配布にはどれくらいの日数がかかりますか？
部数とエリアの広さによって変わります。お見積り時に完了までの見込みをご提示します。
少ない部数から試せますか？
中小企業や地域店舗の小ロットのご依頼にも対応しています。想定部数をお知らせください。
どのエリアから反応があったか分かりますか？
エリア単位の配布実績が記録として残るため、問い合わせと照らし合わせて次回の配分を調整できます。
印刷から依頼できますか？
印刷から配布まで一括で対応できます。既にお持ちの印刷物を配布することも可能です。
まとめ
チラシを配ることと、問い合わせを受けることは、セットで準備してください。数万枚配って届いた1件が、電話対応で崩れては意味がありません。
やることは多くありません。チラシの現物を全員に配り、想定問答をA4で1枚作り、断り方を決めておく。この3つで、対応のばらつきはかなり減ります。
そして、社内で「誰の、どんなときに、何を」が揃っていれば、媒体をまたいでも内容はぶれません。抽象的な理念より、この1文のほうが実務では機能します。